Uitvoering en rapportage

Het jaarlijks voortgangsrapport is het belangrijkste moment waarop het project rapporteert over zijn voorgang in relatie tot de vooraf opgestelde prestatiedoelstellingen. Het rapport moet ieder jaar voor 31 januari ingediend worden en bevat de activiteiten, outputs en resultaten van het voorgaande jaar. Het Gezamenlijk Secretariaat evalueert het rapport en voert een zogenaamde performance review uit. Een performance review is een berekeningsmethode om de gerealiseerde cumulatieve outputs te vergelijken met de aanvankelijke prognose van het aanvraagformulier. Te zwakke prestaties kunnen leiden tot corrigerende maatregelen zoals gespecificeerd in Factsheet 6 van de Programmahandleiding.

Projectpartners kunnen 1 tot 4 financiële declaraties indienen per jaar. Hierin declareren ze alle kosten gerelateerd aan de uitvoering en het management van het project zoals voorzien in het Aanvraagformulier. Er zijn 4 vaste deadlines om declaraties in te dienen en het proces is 100% papierloos (via het EEP (link EEP)). De totale uitgave per partner moet aan de vooraf goedgekeurde Eerstelijnscontroleur voorgelegd worden, waarop deze het controleert.

Er zijn verschillende soorten afwijkingen, gecategoriseerd door de impact die het kan hebben op het project. De eerste categorie bevat alle afwijkingen die de aard van het project niet veranderen. Ze veranderen het ‘hoe’ van het project maar niet het ‘wat’ en kunnen geëvalueerd en goedgekeurd worden door het Gezamenlijk Secretariaat. 

Een tweede categorie bevat alle veranderingen aan het partnerschap, de duur, het budget en de prestatiedoelstellingen van een project. Deze veranderingen vereisen goedkeuring van het Toezichtcomité.