Réalisation et rapports d’avancements

Le rapport d’avancement annuel est le moment le plus important lors duquel le projet rapporte sur sa conformité avec les objectifs de performance. Le rapport devra être soumis avant le 31 Janvier de chaque année et couvre les activités, réalisations et résultats de l’année précédente. Le Secrétariat Conjoint évaluera le rapport et procédera à ce qui s’appelle l’évaluation de la performance. L’évaluation de la performance est une méthode de calcul pour comparer le cumul des réalisations accomplies par rapport aux prévisions initiales du Formulaire de Candidature (objectifs de performance). La sous-performance peut mener à des mesures correctives qui sont détaillées dans la Fiche d’information 6 du Manuel du Programme. 

Les partenaires de projets peuvent soumettre entre 1 et 4 remontées de dépenses par an dans lesquelles ils peuvent déclarer tous les coûts liés à la mise en œuvre et à la gestion du projet qui ont été budgétés dans le Formulaire de Candidature. Il y a 4 dates butoires fixes pour soumettre une remontée de dépenses et le processus est 100% électronique (à travers l’EEP). La totalité des dépenses par partenaire doit être présentée à et vérifiée par un Contrôleur de Premier Niveau préalablement approuvé. 

Il existe différents types de déviations, en fonction de l’impact qu’elles peuvent avoir sur la livraison du projet. Une première catégorie contient toutes les déviations qui ne changent pas la nature du projet. Elles peuvent changer le « comment » le projet opère mais pas le « quoi » (ce qu’il réalise) et sont alors évaluées et approuvées par le Secrétariat Conjoint. Une seconde catégorie contient les modifications du partenariat, la durée, le budget ou la performance du projet et requerront l’approbation du Comité de Suivi.

Vous pouvez trouver plus d’information sur les procédures de reporting et les modèles de formulaires ainsi que les procédures de déviations dans le Manuel du Programme, Fiche d’information 6.